Erfolgreiche Suche mit Enterprise Search

Enterprise Search basiert auf den Funktionen der Suchmaschinen mit speziellen Anpassungen für die unternehmensinterne Suche. Daher ist es sinnvoll, die Funktionsweise einer Suchmaschine kurz zu skizzieren.

Eine Suchmaschine ist ein Programm zur computergestützten Recherche von Dokumenten, die lokal, im Netzwerk oder im Internet abgelegt sind. Es handelt sich um eine Form des so genannten „Information Retrieval“ (Informationswiedergewinnung via Suche aus großen Datenmengen).

Das Grundprinzip ist folgendes:

So genannte „Crawler“ indizieren die Quelldokumente, indem sie eine vereinfachte Version der gefundenen Inhalte mittels eines „Parsers“ in einer Index-Datenbank ablegen. Sie erstellen daneben einen Schlüsselwort-Index für die Dokumentenbasis, um Suchanfragen über Schlüsselwörter mit einer idealerweise nach Relevanz geordneten Trefferliste zu beantworten. Dabei können verschiedene Suchverfahren Anwendung finden. Durch die Indizierung vermeidet man lange Wartezeiten auf die Suchanfragen, indem nicht die Dokumente oder Datenbanken selbst, sondern nur der zentrale Index der lokalen Kopien untersucht werden muss. Auf der Basis von Such- und Bewertungsalgorithmen kann nun passend zu einer Suchanfrage eine Ergebnisseite mit relevanten Treffern erzeugt werden. Nach Eingabe eines oder mehrerer Suchbegriff in ein Suchfeld („fragende Suche“) auf dem Benutzerinterface des „Searchers“ liefert eine Suchmaschine eine Liste von Verweisen auf möglicherweise relevante Inhalte, häufig dargestellt mit Titel, Pfadangaben und einem kurzen Auszug des jeweiligen Dokuments.

Die Qualität der Algorithmen bei der Auswahl der Suchergebnisse, die Darstellung derselben und die regelmäßige Aktualisierung des Index sind ausschlaggebend für die Relevanz der Trefferliste zur Suchanfrage und die Nützlichkeit der Ergebnisse für den Nutzer. Neben dem Dateinamen interessieren häufig auch Metadaten wie Erstellungs- oder Änderungsdatum, Sprache, Schlagwörter, Verweise, der Fundort, das Dateiformat oder Gültigkeitsangaben. Ein Textauszug („Snippet“) um den Suchtreffer herum, kann dabei helfen, zu entscheiden, ob das passende Dokument gefunden wurde, indem Schlussfolgerungen auf den Kontext ermöglicht werden.

Relevanz ist das wichtigste Qualitätskriterium bei der Bewertung der Suchergebnispräsentation. Nur ein relevantes Ergebnis wird einerseits dazu beitragen, dass informierte Entscheidungen getroffen oder Wissenslücken geschlossen werden können, andererseits verbessert dies gleichzeitig die Nutzererfahrung und die Akzeptanz der Nutzung der Technologie. Damit steht und fällt der Erfolg der Enterprise Search.

Funktion einer Suchmaschine

Abb. 4: Schema einer Suchmaschine nach Bodendorf (Bodendorf 2006, S. 114)