Erfolgreiche Suche mit Enterprise Search

Ausgangslage

Über 87% aller Befragten einer repräsentativen Umfrage unter über 105.000 Teilnehmern mit deutschem Wohnsitz kennen und nutzen regelmäßig oder bei Bedarf Suchmaschinen für die unterschiedlichsten Zwecke: Zur Recherche, zur Navigation oder einfach zum Stöbern. Die Recherche in Suchmaschinen oder Web-Katalogen ist knapp hinter E-Mail die zweitbeliebteste Nutzungsart bei 87,2 Prozent der User, das entspricht über 36 Millionen Menschen (AGOF 2008).

AGOF-Befragung

Abb. 1: Thematische Nutzungsschwerpunkte bei der Internetnutzung – Top 10 (AGOF 2008)

Geht man davon aus, dass also große Teile der Bevölkerung die Funktionen von Suchmaschinen beim Auffinden von Informationen für nützlich halten und zumindest in einem gewissen Rahmen auch mit ihrer Benutzung vertraut sind, erstaunt es um so mehr, dass es im Firmenalltag vielerorts mit der Such- und Findbarkeit von Informationen lange nicht so gut bestellt ist. Häufig wird über die Standard-Dokumenten-Suchfunktion des Betriebssystems keine integrierte und an Unternehmensanforderungen angepasste Suchmöglichkeit zum Zugriff auf die organisationale Wissensbasis bereitgestellt.

In jeder größeren Organisation sammeln sich im Laufe ihres Bestehens solche Mengen an Informationen unterschiedlichsten Formats aus externen und internen Quellen in Verzeichnissen, auf Laufwerken, Festplatten oder Mailservern an, deren Inhalte, Wert und Menge rasch unüberschaubar werden können (die Erfahrung zeigt, dass sich die Menge an Unternehmensdaten alle 18 Monate verdoppelt (vgl. Moore’s Law). Mit der Umsetzung einer der digitalen Datenflut angemessenen Wissensmanagement-Strategie lässt sich dieses Problem allerdings verhindern oder wenigstens eingrenzen. Bessere unternehmensinterne Suchmöglichkeiten - in der Fachsprache mangels deutscher Übersetzung „Enterprise Search“-Lösungen – versprechen hier Abhilfe, wenn sie richtig implementiert und genutzt werden, indem ein schneller und gezielter Zugriff auf für die Organisation wichtige Informationen und Wissensressourcen ermöglicht wird. Eine integrierte, d.h. in Infrastruktur, Applikationen und Prozesse eingebundene zentrale Suchfunktion ist einer der Schlüssel für effiziente Wissensarbeit. Diese wiederum verschafft dem Unternehmen Wettbewerbsvorteile durch bessere Produkte, zufrieden und effizient arbeitendes Personal und sinkende Kosten durch verringerten Mehraufwand (vgl. Feldman 2004).

Eine bekannte Situation aus dem Berufsalltag: Wie viel Zeit ist schon mit und nach erfolglosen Suchanfragen mit der wiederholten Erstellung von Inhalten verschwendet worden? In der Regel enden fast ein Drittel aller Suchanfragen im Unternehmen ohne das erwünschte Resultat! (Enterprise Source Book 2008, S. 11)

Während der Recherchen für diese Arbeit wurde trotzdem rasch deutlich, wie wenig Beachtung das Thema allgemein trotz dieses Notstands findet: Die Suche nach Literatur zum Thema erwies sich als äußerst schwierig, da es wenige unabhängige wissenschaftliche Arbeiten über Enterprise Search gibt. Selbst beim weltgrößten Online-Händler amazon findet sich nur ein einziger, englischsprachiger Fachbuch-Titel (Stand Dezember 08), der sich mit diesem Thema auseinandersetzt, aber zumindest gibt es eine gewisse Anzahl wissenschaftlicher Beiträge und eine ansehnliche Menge Marktforschungsdaten in entsprechenden Fachmagazinen und Bibliotheksdatenbanken, erschöpfend ist das Thema allerdings auf den ersten Blick auch hier nicht behandelt. Trotzdem darf man nicht annehmen, dass die Bedeutung des Themas für erfolgreiche Wissensarbeit mit dem wissenschaftlichen Interesse korreliert.